Un centre de santé est très sollicité. Il reçoit un nombre important de patients au quotidien. Ce qui voudra dire que le service de secrétariat est très actif et bien débordé. Par ailleurs, les difficultés sont surtout ressenties durant les périodes de pics d’activité. Heureusement, un centre de santé peut actuellement recourir au télésecrétariat médical afin d’assurer la gestion du service secrétariat à distance. Quels seraient donc les atouts de ce service pour un centre de santé ?
Confier une multitude de tâches
Un service de télésecrétariat médical est un poste avantageux pour un centre de santé. Il peut jouer un rôle d’assistant pour tous les corps médicaux et paramédicaux. Tout comme un secrétariat médical en interne, il a la capacité à gérer toutes les tâches associées. Il assure le bon fonctionnement des activités au sein du centre de santé en question.
Son rôle majeur est notamment de faciliter la communication entre les praticiens et les patients. Dans ce cas, un prestataire en télésecrétariat médical peut assurer différentes missions. Cependant, elles varient en fonction des besoins et des attentes des médecins. Toutefois, il assume les missions comme :
- La gestion des appels : accueil téléphonique des patients ;
- La prise de rendez-vous et la synchronisation de ces derniers avec ceux pris par les praticiens ;
- La gestion des agendas des consultations ;
- Le transfert des appels en fonction de leur urgence ;
- La gestion des urgences ;
- La rédaction de comptes-rendus ou rapports d’analyses médicales ;
- La rédaction de courriers médicaux et leurs envois ;
- …
Selon les cas, ce service peut aussi être amené à prendre en charge les différentes tâches commerciales, administratives et comptables. Il peut s’agir du suivi de dossiers, la réalisation de factures, de devis, de classement et d’archivage de données, de relance…
Des compétences significatives du service de télésecrétariat médical
Bien que le service de télésecrétariat médical opère à distance, il est en mesure d’offrir une assistance de haut niveau aux praticiens. En réalité, il s’agit souvent d’une structure qui emploie une équipe de plusieurs télésecrétaires médicaux. Ces derniers ont été recrutés de manière stricte.
Souvent, ils ont déjà suivi des formations de longues durées dans le domaine du secrétariat. Ils ont des qualifications dans le secteur. En même temps, ils ont été formés dans le domaine médical. Sachant qu’ils doivent communiquer régulièrement avec les patients, ils ont aussi suivi des formations dans la communication par téléphone.
Leurs compétences leur permettent en effet d’effectuer en toute aisance leur travail. Ce qui facilite donc la prise en charge des missions facilitant l’organisation d’un centre de santé. Il s’agit d’un terrain familier pour les télésecrétaires médicaux. Ils n’ont aucun mal à jouer leur rôle d’assistanat, quelles que soient les attentes des praticiens.
Un service pratique et une source d’économie
Opter pour un service de télésecrétariat médical est une solution très pratique pour un centre de santé. Bien que ce dernier dispose déjà d’un secrétaire en interne, le prestataire pourra pallier l’absence de celui-ci en cas de congé payé ou de congé maladie. Ce service pourra également servir de renfort durant les périodes de pics d’activité. Ce qui évitera le recrutement d’un personnel supplémentaire.
En plus de ses compétences, un service de télésecrétariat médical est aussi prisé pour la rapidité et l’efficacité de leurs interventions. Cela est en partie occasionné par les outils qu’il utilise dans la réalisation de ses missions. En général, un prestataire spécialisé dans le domaine utilise des outils et des technologies innovantes. En plus des ordinateurs performants, il emploie également des logiciels spécifiques. C’est notamment le cas des outils pour la téléphonie, les logiciels de gestion des agendas… Ils disposent de tout le nécessaire pour mener à bien les opérations.
Enfin, l’externalisation s’avère aussi être une source d’économie pour le centre de santé. Les tarifs sont souvent abordables et fixés en fonction du volume de travail. D’ailleurs, les dépenses sont déjà connues bien avant la signature du contrat. Le centre de santé aura un parfait contrôle des dépenses.
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